Ley Antifraude en España: Integración del Sistema Verifactu en los ERPs

por Jose Luís Costa | Mar 26, 2024 | CLAVEi

A modo de introducción, estaremos de acuerdo que, en estos últimos años, ha habido un avance significativo en lo que se refiere a la normativa fiscal y de facturación, con el objetivo de promover e impulsar 3 grandes objetivos:

• La digitalización.
• La transparencia.
• La lucha contra el fraude fiscal y la morosidad.

Este proceso ha dado lugar a la introducción de diversas medidas y leyes, entre las que están:

• Ley Antifraude
• Ley Crea y Crece

Cada una de estas leyes, en su desarrollo traerá la consecución de varios objetivos, pero para hacerlo fácil vamos a decir que la primera lucha contra el fraude y la segunda contra la morosidad.

Para ir entendiendo vamos a abordar los detalles y el timing de cada una de ellas.

Ley Antifraude:

Uno de los objetivos de esta ley es garantizar que los sistemas informáticos o electrónicos de cualquier empresa o autónomo con actividad económica, cumplen con los principios de integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Para ello la AEAT impulsa el sistema VERI*FACTU como un sistema de verificación online de facturas, permitiendo a la AEAT verificar la autenticidad de estas en tiempo real.

Si bien es cierto, la ley no obliga a integrar con el sistema VERI*FACTU, es evidente que la empresa que no la use tendrá que demostrar cómo cumple con la ley antifraude, con lo que esto supone.

¿A quién afecta?

Esta ley afecta a los contribuyentes del impuesto sobre sociedades o los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas, exceptuando los territorios forales con sistemas propios y empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información).

¿Cuándo entra en vigor?

El reglamento que regula las especificaciones de VERI*FACTU (RD 1007/2023) entró en vigor desde el día siguiente al de su publicación, es decir, el 7 de diciembre de 2023.

¿Cuándo será obligatorio?

A partir de la publicación del Real Decreto 1007/2023 cualquier autónomo, pyme o gran empresa deberá utilizar antes del 1 de julio del 2025, un software de facturación adaptado a Verifactu

¿Cómo se identifican las facturas que utilizan el sistema VeriFactu?

Las facturas que utilicen este sistema para la verificación de las mismas, tendrán estas marcas y funcionalidades:

• Código QR. Todas las facturas expedidas que utilicen este sistema de verificación deberán incorporar un código QR que permitirá al destinatario de esta comprobar la autentificación de la misma.
• Sello Veri*Factu. Cada factura deberá ir sellada con el nombre o frase que identifique por el sistema veri*factu para ser válida e identificable.
• Envío de información a Hacienda. La factura validada por este sistema permitirá su envío a la AEAT
• Registro de Eventos. El sistema informático que cumpla con este reglamento deberá guardar un registro por cada factura expedida y evento que produzca el software (Entradas, Salidas, actualizaciones…)

Ley Crea y Crece

Esta ley es la 18/2022 publicada el 28 de Septiembre de 2022. Y las medidas contenidas en esta ley y cito textualmente “..van dirigidas a agilizar la creación de empresas, mejorar la regulación para el desarrollo de actividades económicas, reducir la morosidad comercial y facilitar el acceso a financiación, contribuirán a la mejora del clima de negocios en nuestro país, con los previsibles efectos indirectos positivos asociados en términos de inversión extranjera y creación de empleo.”

En su artículo 12 establece como objetivo la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas y autónomos en todo el territorio nacional.

¿A quién afecta?

En este caso afecta a todas las empresas y autónomos en todo el territorio nacional.

¿Cuándo entra en vigor?

Todavía no existe un reglamento, y se estima que una vez desarrollado el mismo, se establecerán dos tramos, a saber:

• 1er TRAMO: Empresas de más de 8MM € de facturación tendrán 12 Meses para su adopción.
• 2º TRAMO: Empresas de menos de 8MM € de facturación tendrán 24 Meses.

¿Cuándo será obligatorio?

Como bien comentábamos en el párrafo anterior, es una ley que está pendiente de su reglamento, por tanto, no hay fechas concretas de obligación, pero estimamos que durante el 2026 y 2027 esta obligatoriedad será una realidad.

¿Qué llamamos factura electrónica?

Para muchos una factura electrónica puede ser una factura en formato PDF recibida a través de un canal electrónico como es el email. Pero, por desgracia, tengo que comunicar que esto está lejos de la realidad.

Una factura electrónica es un código informático casi no interpretable por el ojo humano, con toda la información necesaria para que otro sistema informático sea capaz de interpretarlo y crear el registro de la factura correspondiente. Obviamente se necesita un proceso de normalización entre el emisor y el receptor, y esto es el formato que ha de elegirse previamente.

Existe ya desde hace muchos años algunos formatos estándares utilizados por grandes almacenes, Ej EDIFac u otros utilizados por las AAPP, Ej. eFactura.

**Diferenciando entre la Ley Antifraude y Otras Regulaciones Fiscales en España**

Es esencial distinguir la Ley Antifraude de la Ley Crea y Crece. Mientras que la primera se enfoca en la prevención del fraude fiscal y la transparencia en las operaciones comerciales, la segunda busca impulsar el crecimiento económico mediante entre otras cosas la lucha contra la morosidad.

Como fabricantes de ERPs comprometidos con la excelencia y la adaptación a las regulaciones vigentes, integraremos nuestros softwares ERPs con el Sistema Veri*factu de la AEAT. Esta integración garantiza que nuestros clientes cumplan con los requisitos de la Ley Antifraude de manera eficiente y sin complicaciones.

Para lo cual hemos planificado generar las siguientes nuevas funcionalidades a través de un módulo donde convergerán todos nuestros ERPs y módulos de TPV, estas nuevas funcionalidades serán:

• Generación de fichero informático con huella por cada factura o ticket (factura simplificada).
• Remisión del fichero a la AEAT.
• Simultánea impresión de tique o factura con código QR.

Estas nuevas funcionalidades está previsto liberarlas en noviembre de 2024.

En paralelo y como primicia, confirmaros que nuestro equipo de desarrollo está en la recta final de nuestra 5ª Generación de ERPs, el cual verá la luz a partir del mes de junio y obviamente estará también adaptado a todas estas normativas, como no podía ser de otra manera.

Aquí os dejo un esquema de todas las generaciones de nuestros ERPs a lo largo del tiempo.

Jose Luís Costa

Jose Luis es consultor TIC de Calzado en CLAVEi.

El Cambio de Paradigma en las Plataformas ERP: De On-Premise a SaaS 

por Jose Luís Costa | Ene 3, 2024 | CLAVEi

En el mundo empresarial, la gestión eficiente de recursos y datos ha sido fundamental para el éxito de las organizaciones. Durante décadas, las plataformas ERP (Enterprise Resource Planning) han desempeñado un papel crucial en este aspecto, permitiendo la integración y coordinación de procesos empresariales. Sin embargo, en los últimos años, hemos sido testigos de un cambio de paradigma significativo en la forma en que las empresas implementan y gestionan sus sistemas ERP, pasando de modelos tradicionales on-premise a soluciones basadas en la nube conocidas como Software as a Service (SaaS). 

El modelo on-premise ha sido la norma durante mucho tiempo.

Las empresas adquirían licencias de software, instalaban las aplicaciones en sus propios servidores y gestionaban internamente la infraestructura. Esto brindaba un control aparentemente completo, pero conllevaba desafíos considerables en términos de costes, mantenimiento y escalabilidad. Además, la evolución constante de la tecnología y las actualizaciones periódicas exigían una inversión significativa de tiempo y recursos. 

La llegada de SaaS ha revolucionado la implementación de ERP.

En lugar de adquirir licencias, las empresas acceden a las aplicaciones a través de internet, utilizando servicios alojados en la nube por proveedores especializados. Este enfoque elimina la necesidad de una infraestructura interna robusta y simplifica la administración, ya que las actualizaciones y el mantenimiento son responsabilidad del proveedor. La flexibilidad y la escalabilidad son características intrínsecas, permitiendo a las empresas adaptarse rápidamente a cambios en el entorno empresarial. 

El paso de on-premise a SaaS no es simplemente una moda;

está respaldado por razones lógicas. La reducción de costes iniciales y la agilidad operativa son beneficios notables. Las empresas ya no tienen que preocuparse por inversiones masivas en hardware y personal especializado para mantener sistemas locales. Además, SaaS permite a las organizaciones acceder a la última tecnología sin la carga de actualizaciones costosas y complejas.

Mi propia experiencia en el campo empresarial ha sido testigo de esta evolución. En la década pasada, implementamos un sistema ERP on-premise que, aunque en su momento era de vanguardia, pronto se volvió obsoleto. Las actualizaciones se convirtieron en una pesadilla logística y financiera, afectando la eficiencia operativa. Al migrar a un modelo SaaS, experimentamos una transformación notable. La facilidad de implementación y la capacidad de adaptarnos rápidamente a las demandas cambiantes del mercado fueron factores clave que impulsaron el éxito de la transición. 

Cada cambio de ciclo tecnológico ha acortado los tiempos de implementación y adaptación. Desde los días de implementaciones on-premise que llevaban meses, hemos llegado a un punto en el que las empresas pueden desplegar soluciones SaaS en semanas. La agilidad que proporciona este modelo es esencial en un entorno empresarial dinámico y competitivo. 

El cambio de paradigma en las plataformas ERP, de on-premise a SaaS, es un paso lógico y necesario en el mundo empresarial moderno. La flexibilidad, la escalabilidad y la reducción de costes asociados con SaaS son elementos críticos para la supervivencia y el crecimiento de las empresas en la era digital. La historia y la experiencia personal respaldan la idea de que cada ciclo tecnológico no solo ha acortado los tiempos, sino que también ha mejorado la eficiencia y la capacidad de adaptación de las organizaciones. En este contexto, el SaaS emerge como el nuevo estándar, proporcionando una plataforma ágil y poderosa para impulsar el éxito empresarial en el futuro. 

Jose Luís Costa

Jose Luis es consultor TIC de Calzado en CLAVEi.

Optimiza tu gestión financiera con el Mejor Software Contable

por Jose Luís Costa | Oct 23, 2023 | CLAVEi

Hoy en día, una gestión financiera efectiva es fundamental para el éxito y la continuidad de cualquier negocio. Tomar decisiones financieras informadas y mantener un registro preciso de tus operaciones es esencial. En este contexto, la elección del mejor software contable adquiere un papel crucial.

Imagina poder simplificar tus tareas contables, agilizar los procesos financieros y mantener una visión clara de la salud financiera de tu negocio, todo con una herramienta intuitiva y poderosa. En este viaje hacia una gestión financiera más efectiva, vamos a ayudarte a elegir el mejor software contable que se adapte a tus necesidades actuales y que te brinde la flexibilidad y el poder enfrentar los desafíos financieros del mañana.

Por qué necesitas el mejor software contable

Un software de contabilidad es una herramienta esencial para cualquier negocio, independientemente de su tamaño o actividad. Su importancia radica en su capacidad para facilitar la gestión financiera y proporcionar una serie de beneficios que ayudan a mantener el orden, la precisión y la eficiencia en todas las operaciones relacionadas con las finanzas de la empresa.

Aquí hay algunas razones clave por las que necesitas el mejor software de contabilidad:

Registro preciso de operaciones

Un software de contabilidad te permite registrar y hacer un seguimiento preciso de todas las operaciones financieras de tu negocio, tales como ingresos, gastos, cobros, pagos y más. Esto garantiza que no se pasen por alto detalles importantes y que tus registros sean completos y fiables.

Organización y Estructura

El software contable organiza tus datos financieros en categorías y subcategorías específicas, lo que facilita la búsqueda y el análisis de la información relevante. Esto es especialmente valioso al generar informes financieros o cuando necesitas revisar operaciones pasadas.

Generación de Informes

Puedes crear informes financieros detallados con facilidad, como balances generales, cuenta de resultados y flujos de caja. Estos informes te brindan una visión clara de la salud financiera de tu negocio y te ayuda a tomar decisiones informadas y a planificar estratégicamente.

→ Aprende a explorar tus datos con herramientas de Business Analytics

Cumplimiento normativa fiscal

El software contable puede ayudarte a mantener el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes y a generar informes necesarios para presentar impuestos de manera precisa y oportuna. Esto minimiza los riesgos de errores fiscales y posibles sanciones.

Ahorro de Tiempo

Automatiza tareas manuales y repetitivas, como el cálculo de impuestos y la conciliación bancaria. Esto libera tiempo para que tú y tu equipo se enfoquen en actividades más estratégicas y de valor añadido.

Seguimiento de Inventarios

Para las empresas que manejan inventarios, un software de contabilidad puede ayudar a realizar un seguimiento de las existencias y los costes de manera eficiente, lo que es esencial para la gestión de la cadena de suministro.

Gestión de nóminas

Algunos programas de contabilidad ofrecen funciones de nómina, facilitando la administración de los sueldos de los empleados, así como el cumplimiento de las normas laborales. Incluso la elaboracion del fichero necesario para la automatizacion del pago de la misma.

Análisis financiero

El mejor software contable te permite realizar un análisis financiero más profundo, ayudándote a identificar tendencias, oportunidades y desafíos financieros.

Trabajo y acceso Remoto

Algunos software contables basados en la nube permiten el acceso y el trabajo remotos, lo que es útil si tienes empleados o colaboradores que trabajan desde ubicaciones diferentes.

Planificación Financiera

Utilizar un software de contabilidad puede ayudarte a establecer metas financieras, realizar presupuestos y hacer un seguimiento de tu progreso hacia tus objetivos a lo largo del tiempo.

Cómo elegir el mejor software contable

Elegir el mejor software contable para tu negocio es una decisión importante que puede tener un impacto significativo en la eficiencia de tus operaciones financieras.

Aquí tienes algunas preguntas clave que deberías hacerte al evaluar opciones de software contable:

• ¿Cuáles son mis necesidades específicas?: Define claramente tus necesidades contables. ¿Necesitas llevar un registro de facturas, gastos, ingresos, nóminas, inventario u otros aspectos financieros? Cuanto más claro seas acerca de tus requerimientos, mejor podrás encontrar un software que se adapte a ellos.
• ¿Es fácil de usar?: El software debe ser intuitivo y fácil de aprender para ti y para tu equipo. Evalúa la interfaz, las funciones de navegación y la capacidad de importar/exportar datos.
• ¿Es escalable?: Considera si el software puede crecer con tu negocio. Asegúrate de que pueda gestionar un aumento en el volumen de operaciones y la complejidad financiera a medida que tu negocio se expanda.
• ¿Ofrece soporte técnico adecuado?: Revisa qué tipo de soporte técnico proporciona el proveedor. ¿Hay asistencia telefónica, chat en vivo, documentación detallada? La disponibilidad de soporte es esencial para resolver problemas rápidamente.
• ¿Es compatible con la legislación fiscal local?: Asegúrate de que el software cumpla con las regulaciones fiscales y contables de tu país o región. Debe ser capaz de generar informes financieros y cumplir con las normativas locales.
• ¿Ofrece funciones de seguridad sólidas?: La seguridad de tus datos financieros es fundamental. Verifica si el software ofrece cifrado de datos y medidas de seguridad sólidas.
• ¿Integración con otras herramientas?: Si ya utilizas otras herramientas empresariales como sistemas de CRM o de gestión de inventario, considera si el software contable se integra con estas aplicaciones para facilitar el flujo de datos.
• ¿Tiene capacidad de generar informes?: Evalúa si el software puede generar informes financieros personalizados, cuenta de resultados, balances generales y otros informes que sean esenciales para tu negocio.
• ¿Cuál es el coste total?: Comprueba todos los costes, incluidas las tarifas de licencia, actualizaciones, soporte y cualquier otro cargo adicional. Calcula si el valor que obtendrás supera el coste.
• ¿Qué opinan otros usuarios?: Investiga las opiniones y reseñas de otros usuarios del software. Esto puede darte una idea de las experiencias de otras empresas similares a la tuya.

ClaveiCON es nuestro software contable, a día de hoy con más de 1500 usuarios, muchos de ellos despachos profesionales. Os dejo un enlace a una demo donde podeis apreciar que cumple con todas las premisas relacionadas en parrafos anteriores. Demo Day | ClaveiCon – YouTube

Jose Luís Costa

Jose Luis es consultor TIC de Calzado en CLAVEi.

Cómo gestionar el stock de una empresa de calzado de forma automatizada

por Jose Luís Costa | Oct 16, 2023 | CLAVEi

Qué es el stock de una empresa de calzado 

El stock de calzado hace referencia a la cantidad total de productos de calzado que la empresa posee en un momento dado. Representa el inventario o las existencias de productos que la empresa tiene disponibles para la venta o para su uso en la producción. 

El stock de una empresa de calzado suele incluir una variedad de productos, como zapatos de diferentes estilos, tallas, colores y materiales y abarca tanto productos terminados y listos para la venta, como también materiales y componentes utilizados en la fabricación de calzado. 

El stock de calzado se clasifica en dos categorías principales: 

• Stock de materias primas: Incluye los materiales y componentes utilizados en la fabricación de calzado, como pieles, tejidos, suelas, hebillas, cordones, entre otros. Estos elementos son adquiridos y almacenados para su uso en el proceso de producción. 

• Stock de productos terminados: Comprende los zapatos ya fabricados y listos para su venta. Estos productos están disponibles en diferentes modelos, tallas y variantes y se encuentran en el inventario hasta que se vendan. 

El stock es un activo importante para una empresa de calzado, pero su gestión efectiva es crucial para garantizar la disponibilidad adecuada de productos, evitar la falta o el exceso de existencias, y maximizar la eficiencia y rentabilidad del negocio. 

Es fundamental realizar un seguimiento y control continuo del stock para garantizar que se mantenga en niveles óptimos, que se ajuste a la demanda del mercado y que se eviten problemas como la obsolescencia de productos o la pérdida de ventas debido a la falta de existencias.  

La gestión adecuada del stock de calzado implica planificación, control de inventario, reposición oportuna y una visión clara de las existencias disponibles en todo momento.  

Importancia de una gestión automatizada del stock de calzado 

No llevar una gestión automatizada del stock de calzado puede plantear varios problemas para una empresa. Veamos en qué pueden consistir los principales problemas:

• Errores y falta de precisión: La gestión manual del stock está sujeta a errores humanos, como errores de registro, recuentos inexactos o desajustes en los niveles de inventario. Estos errores pueden llevar a discrepancias en los registros, dificultad para rastrear productos y una falta de precisión en la información sobre el stock disponible.

• Ineficiencia en el tiempo y los recursos: La gestión manual del stock requiere mucho tiempo y esfuerzo. Tareas como el recuento manual, la actualización de registros en hojas de cálculo y la comunicación manual con proveedores y otros departamentos consumen recursos valiosos. Esto puede llevar a una menor eficiencia operativa, retrasos en la toma de decisiones y una menor capacidad para responder rápidamente a cambios en la demanda o el suministro. 

• Falta de visibilidad y control: Sin una gestión automatizada puede resultar difícil tener una visión clara y actualizada del estado del inventario. La falta de información en tiempo real sobre las existencias disponibles, los movimientos de productos y las tendencias de la demanda dificulta la toma de decisiones informadas. Además, puede llevar a situaciones de falta o exceso de stock, afectando negativamente la satisfacción del cliente y los costes operativos. 

• Pérdida de ventas y oportunidades: Si no se tiene un control preciso del inventario es más probable que se produzcan situaciones de falta de existencias, pérdida de ventas, clientes insatisfechos y una reputación negativa. Además, puede dificultar la identificación de oportunidades de venta, como la introducción de nuevos productos o la respuesta rápida a cambios en la demanda. 

• Mayor riesgo de obsolescencia y obstrucción: Sin una gestión automatizada, existe un mayor riesgo de mantener productos obsoletos o de movimiento lento en el inventario y puede influir en costes adicionales asociados con el almacenamiento prolongado, la depreciación de los productos y la necesidad de realizar descuentos significativos para deshacerse del stock no vendido. 

A la vista de los errores y problemas que se originan de la falta de una gestión del stock de calzado automatizada, implementar una solución automatizada de gestión del stock puede ser crucial para optimizar los procesos, mejorar la rentabilidad y garantizar una satisfacción del cliente óptima. 

➔ Conoce estas 10 funcionalidades que debe tener un software de producción de calzado 

Ventajas de una gestión del stock de calzado automatizada 

La gestión automatizada del stock ofrece varias ventajas significativas para una empresa de calzado. Veamos algunas de las más destacadas: 

• Precisión mejorada: Al automatizar la gestión del stock, se reducen considerablemente los errores humanos asociados con tareas manuales, garantizando una mayor precisión en los registros de stock y evitando problemas como la falta de existencias o los desajustes en los niveles de inventario. 

• Ahorro de tiempo y esfuerzo: La automatización elimina la necesidad de realizar tareas repetitivas y consume mucho tiempo, como recuentos manuales o seguimiento manual de las entradas y salidas de productos. Esto libera tiempo y recursos para que el personal se enfoque en actividades más estratégicas, como la atención al cliente, la optimización de la cadena de suministro o el análisis de datos. 

• Optimización del inventario: Un sistema automatizado proporciona información en tiempo real sobre el estado del inventario, incluyendo existencias actuales, movimientos y tendencias de demanda. Esto permite una mejor planificación y toma de decisiones más informadas sobre la reposición de existencias, la gestión de la demanda y la optimización de los niveles de inventario. 

• Reducción de costes: Al tener un control más preciso del inventario, se evitan situaciones de exceso o insuficiencia de stock, reduciendo los costes asociados con el exceso de inventario, almacenamiento adicional, obsolescencia de productos, costes derivados de la falta de existencias, pérdida de ventas o la necesidad de envíos urgentes.  

• Mejora del servicio al cliente: Una gestión del stock de calzado automatizada permite garantizar un suministro constante de productos y evitar situaciones en las que los clientes no encuentren lo que buscan, ofreciendo una experiencia de compra más fluida y reduciendo los tiempos de espera o los retrasos en la entrega. 

• Análisis más precisos: Los sistemas automatizados de gestión del stock recopilan y analizan datos en tiempo real para identificar patrones de demanda, productos más populares y otras tendencias relevantes. Esto facilita la generación de informes y análisis más precisos y ayuda a realizar pronósticos de demanda más ajustados, identificar oportunidades de venta y tomar decisiones estratégicas basadas en datos. 

Hoy en día existen tecnologías que facilitan mucho esta automatización, nombraré las tres más importantes: 

• Sistema MRP: Este sistema se nutre de una lista de materiales, el plan maestro de producción y el inventario de materiales.  Básicamente se encarga de elabora la lista de pedidos a proveedor necesaria para producir las unidades necesarias, optimizando el stock de materiales. 

• Plataforma eComerce B2B: Con este tipo de tecnologías ponemos a disposición de toda la red de distribución el stock de producto terminado. Hoy en día es crucial o crítico en la definición de las campañas el tener la posibilidad de hacer pedidos rápidamente en el momento que se detecta un campeón en una colección, por tanto el poder hacer pedidos de manera inmediata sin límite de horarios y que estas plataformas estén completamente integradas con el ERP de la empresa agiliza mucho el proceso y acorta el famoso TIME TO MARKET. 

• Herramientas de BI: Por último cualquier empresa y más las de este sector, por su variedad en la oferta, deben analizar constantemente que está pasando para poder anticipar cualquier situación. Además estos análisis han de ser con datos para que sean fiables y este tipo de herramientas ofrecen la capacidad de analizar gran número de datos y de diferentes fuentes proporcionando a las empresas que lo usan conclusiones mucho más objetivas, de manera rápida y fiable. 

Implementar un software de gestión del stock de calzado automatizada integrado en el ERP,  ofrece ventajas significativas que pueden tener un impacto significativo en la eficiencia y rentabilidad de una empresa de calzado.  

Confía en Clavei para la implementación de un sistema automatizado de gestión del stock de tu empresa de calzado. Somos especialistas. 

Jose Luís Costa

Jose Luis es consultor TIC de Calzado en CLAVEi.

Implementación de un ERP: ¿Por dónde empezamos?

por Jose Luís Costa | Sep 18, 2023 | CLAVEi

Durante el proceso de implementación de un ERP hay determinadas cuestiones fundamentales que no puedes obviar ya que son vitales para el éxito o el fracaso del proyecto. 

Empecemos explicando qué es un ERP. Un ERP (Enterprise Resource Planning, en inglés) es un sistema de gestión empresarial que integra y administra diversas áreas y procesos de una organización, como finanzas, contabilidad, recursos humanos, inventario, compras, ventas, producción, entre otros.  

Su objetivo principal es optimizar la eficiencia y la productividad de una empresa al centralizar la información y proporcionar herramientas para la toma de decisiones. 

Importancia de implantar una solución ERP en tu empresa 

Entre las principales ventajas de implementar un ERP en una organización destacan las siguientes: 

• Integración de procesos: Un ERP permite la integración de los distintos departamentos y áreas funcionales de una empresa, facilitando el intercambio de información en tiempo real y eliminando la necesidad de utilizar múltiples sistemas aislados, con lo que se consigue una mayor eficiencia operativa y una mejor coordinación entre los equipos. 

• Automatización de tareas: Un ERP automatiza numerosos procesos, como la generación de informes financieros, la gestión de inventario, la facturación, la gestión de compras y los procesos de nómina. Esto reduce la carga de trabajo manual y minimiza los errores con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos para la organización. 

• Toma de decisiones informada: Al contar con datos precisos y actualizados en tiempo real, un ERP proporciona una visión completa de las operaciones de la empresa que  permite una toma de decisiones más rápida y fundamentada, ya que los responsables de la organización tienen acceso a información actualizada sobre ventas, inventario, costes y otros indicadores clave. 

• Eficiencia en la cadena de suministro: Un ERP contribuye a optimizar la gestión de la cadena de suministro al proporcionar información sobre el estado del inventario, los tiempos de entrega, las demandas de los clientes y otros factores relevantes. Esto permite una planificación más precisa y una mejor coordinación con proveedores y clientes. 

• Mejora de la satisfacción del cliente: Al integrar y agilizar los procesos internos, un ERP contribuye a mejorar la calidad y la rapidez de los servicios ofrecidos a los clientes, contribuyendo a una mayor satisfacción del cliente, una mejor atención y una capacidad de respuesta más rápida a sus necesidades. 

• Reducción de costes: Al optimizar los procesos internos, eliminar tareas manuales redundantes y mejorar la eficiencia general de la empresa, un ERP ayuda a reducir los costes operativos. Al mismo tiempo, contar con una visión integral de las operaciones permite identificar áreas de ineficiencia y tomar medidas correctoras. 

Para que la implementación de un ERP tenga éxito se requiere una planificación cuidadosa, un análisis de las necesidades de la organización y una capacitación adecuada de los usuarios. Veamos a continuación, cómo debe realizarse el proceso de implementación de un ERP. 

Fases en la implementación de un ERP 

Todo proceso de implementación de un ERP debe llevarse a cabo siguiendo varias fases para asegurar una transición exitosa y una adopción adecuada dentro de una organización.  

A continuación, se presentan los pasos para la implementación de un ERP: 

• Planificación: En esta fase inicial: 
  • Se definen los objetivos y requisitos del proceso de implementación del ERP.
  • Se forma un equipo de implementación que incluye representantes de diferentes áreas funcionales de la organización.
  • Se establecen los plazos y los recursos necesarios.
  • Se elabora un plan detallado que guiará todo el proceso. 
  • Se elabora el acta de constitución del proyecto donde se detallan todos estos puntos anteriormente descritos, con la idea de ser lo más trasparente posibles en el proceso. 

• Análisis de necesidades: Nuestros consultores están especializados en determinados sectores y conocen bien los procesos de este tipo de empresas. Es por ello que en esta fase analizan la necesidad y determinan si es necesario algún tipo de adecuación en el ERP o por el contrario se puede modificar el proceso existente haciéndolo más eficiente. Es por esto por lo que nuestras implantaciones suelen tener tiempos más cortos que en otro tipo de ERPs. 

• Configuración y parametrización: En esta fase se realiza la configuración del software ERP según los requisitos específicos de la organización. Esto incluye: 

• • la personalización de módulos 
  • la configuración de permisos de usuario  
  • la adaptación de informes y pantallas a las necesidades de la empresa. 

• Desarrollo y pruebas: Si es necesario, en esta etapa se desarrollan o integran módulos adicionales o funcionalidades específicas que no están disponibles en el ERP estándar. Posteriormente, se llevan a cabo pruebas exhaustivas para garantizar que el sistema funcione correctamente y cumpla con los requisitos establecidos. Esto incluye pruebas de funcionamiento, pruebas de integración y pruebas de rendimiento. 

• Formación: Es fundamental formar a los usuarios finales en el uso del nuevo ERP. Se llevan a cabo sesiones de formación y talleres para familiarizar a los empleados con el sistema, enseñarles a utilizar las funciones y flujos de trabajo, y abordar cualquier duda o problema que puedan tener.  

• Migración de datos: En esta fase, se lleva a cabo la migración de los datos existentes al nuevo sistema ERP. Esto implica extraer, limpiar y convertir los datos desde los sistemas antiguos o archivos de origen al formato requerido por el nuevo ERP. Se realizan pruebas adicionales para asegurarse de que la migración se haya realizado correctamente y que los datos sean precisos y completos en el nuevo sistema. 

• Implementación y puesta en marcha: Una vez que el ERP está configurado, probado, los usuarios formados y los datos migrados, se procede a la implementación y puesta en marcha del sistema. Es decir, se pone el ERP en funcionamiento en la infraestructura de la organización, se realizan ajustes finales si es necesario y se asegura de que todo el personal esté listo para utilizar el nuevo sistema en su trabajo diario. 

• Soporte y mantenimiento: Después de la implementación, se proporciona soporte continuo. En Clavei pusimos en marcha en el año 2020 la zona de clientes en nuestra web, donde nuestros clientes pueden ver el estado de todos los casos abiertos y controlar el tiempo de respuesta  de los mismos asi como ver la planificación de cualquier acción del departamente de soporte y consultoría dando un feedback
  continuo en todo momento para mayor transparencia de este servicio. Dentro de este espacio privado de nuestros clientes tienen una serie de métricas muy interesante del uso que se les da a nuestros ERPs por los usuarios del mismo. Con respecto al mantenimiento del ERP hoy en día el mejor planteamiento es apostar por una solución SaaS (del inglés Software as a Service, Software como servicio). Este tipo de formulas incluye tanto la actualización y soporte del ERP, como la posible inversión por cambio de plataforma, evitando así tener que plantear inversiones en tecnología cada poco tiempo, debido a los escenarios tecnológicos tan inciertos que existen hoy en día. 

Consejos para el éxito de un proceso de implementación de un ERP en una empresa 

Los siguientes consejos pueden ser muy útiles al implementar un ERP en tu empresa: 

• Definir claramente los objetivos: Antes de comenzar la implementación, es importante tener una comprensión clara de los objetivos que se desean lograr con el ERP. Esto ayudará a mantener el enfoque durante el proceso de implementación y garantizará que todas las decisiones y acciones estén alineadas con esos objetivos. 

• Involucrar a los usuarios finales desde el principio: Los usuarios finales son quienes utilizarán el ERP en su trabajo diario, por lo que es esencial involucrarlos desde el principio. Escucha sus necesidades, obtén su feedback y ten en cuenta sus requerimientos al configurar y personalizar el sistema. Además, asegúrate de proporcionarles una formación adecuada para garantizar una adopción exitosa. 

• Realizar un análisis exhaustivo de los procesos: Es fundamental comprender los procesos existentes en la organización. Realiza un análisis detallado para identificar áreas de mejora, cuellos de botella y posibles problemas de integración. Esto te permitirá optimizar los procesos y adaptar el ERP a las necesidades específicas de tu organización. 

• Mantener una comunicación abierta y transparente: Durante todo el proceso de implementación, asegúrate de mantener una comunicación abierta y transparente con todos los miembros del equipo de implementación y los usuarios finales. Fomenta un ambiente de colaboración y asegúrate de que todos estén informados sobre el progreso, los desafíos y las decisiones tomadas. 

• Establecer un cronograma realista: La implementación de un ERP es un proyecto complejo que requiere tiempo y recursos. Es importante establecer un cronograma realista que tenga en cuenta los plazos necesarios para cada fase del proceso. Considera también posibles contratiempos y establece un margen de tiempo adicional para manejar cualquier problema que pueda surgir. 

• Contar con el apoyo de expertos y consultores: La implementación de un ERP puede ser un desafío técnico y estratégico. Busca el apoyo de expertos y consultores con experiencia en implementaciones de ERP como Clavei. Ellos pueden brindar orientación y asesoramiento especializado y te ayudarán a evitar errores comunes garantizando una implementación exitosa. 

• Realizar pruebas exhaustivas: Antes de poner en marcha el ERP, asegúrate de realizar pruebas exhaustivas en un entorno controlado (pruebas de funcionamiento, pruebas de integración, pruebas de rendimiento y pruebas de migración de datos). Te ayudarán a identificar y solucionar problemas antes de que el sistema sea utilizado por los usuarios finales. 

• Planificar la migración de datos cuidadosamente: La migración de datos es un paso crítico en la implementación de un ERP. Asegúrate de planificar y ejecutar la migración de datos de manera cuidadosa y precisa. Realiza copias de seguridad de los datos existentes, verifica su calidad y consistencia, y planifica el proceso de migración de manera gradual y controlada. 
• Evaluar y ajustar continuamente: Una vez implementado el ERP, es importante realizar evaluaciones y ajustes, cuando sea necesario. 

Asegúrate de contar con asesoramiento especializado en todo el proceso de implementación de un ERP. Nuestros asesores estarán encantados de ayudarte en todos los pasos del proyecto.

Jose Luís Costa

Jose Luis es consultor TIC de Calzado en CLAVEi.