Cómo conseguir una gestión de stock automatizada en tiempo real

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Actualmente, por los nuevos sistemas de negocios que han ido surgiendo, y cada vez más por las exigencias de mercado, es muy importante tener un conocimiento del stock de los productos en tiempo real, para tener poder servir a los clientes a la mayor brevedad posible. Esto es lo principal para cumplir con fechas de servicio y para los negocios ecommerce.

No tener conocimiento del stock disponible, es un problema para representantes y, a la hora de poner en venta, en los ecommerce. Esto puede provocar que no se puedan cumplir con las ventas y, por tanto, pueden provocar la pérdida de éstas y una mala imagen a nivel de marca.

Para evitar estas situaciones, es importante disponer de una herramienta para tener una gestión del stock en tiempo real, que permita conocer en todo momento de la disponibilidad de los productos, pudiendo preparar ofertas específicas como, por ejemplo, producto del cual queda poco stock, ofertarlo a un precio especial para poder realizar la venta.

Cada vez es más importante ofrecer un servicio rápido, personalizado, de calidad y fiable, todo ello al menor coste posible para la empresa. Esto se puede conseguir con la gestión del stock ya que, teniendo conocimiento del mismo en tiempo real, podemos conseguir un buen servicio al cliente.

¿Qué es el stock?

Estamos comentado, en todo momento la importancia del stock en tiempo real, pero ¿qué es realmente el stock? Podemos pensar que el stock es sólo el producto o las materias que tenemos físicamente en almacén preparado para utilizar, como materias primas, o para enviar/servir a los clientes, como producto acabado. Pero no sólo sería eso, también todo lo que tenemos en tránsito, ya sea recepción (cantidades pendiente de recibir) o en fabricación (cantidades que están fabricándose), también son consideras stock. Dicho stock es importante también, ya que podemos prever cuando estará disponible para poder hacer uso de él.

El stock debe cumplir varias funciones, entre las que destacan:

  1. Asegurar el abastecimiento constante para realizar la actividad empresarial.
  2. Permitir atender al cliente, cuando demande el producto.
  3. Facilitar la realización de ofertas adecuadas a los clientes, para facilitar y fomentar las ventas.

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¿Cómo conseguir una gestión de stock en tiempo real?

Para ser capaces de atender a la demanda de los clientes, en todo momento, es necesario disponer de una herramienta que ayude a tener un control de stock.

Un ERP empresarial nos debe permitir realizar diferentes procesos sobre el stock, como los inventarios, regularizaciones, controles de producción, etc. Siendo procesos importantes, deberíamos destacar determinados procesos que nos puedan asegurar la disponibilidad de stock en tiempo real, tanto actual como para un futuro. Dichos procesos serían:

  1. Predicción de Stock en Función del Histórico de Ventas. Este proceso nos proporciona información, sobre la previsión de ventas futura, según el histórico de años y/o temporadas pasadas.
  2. Disponibilidad de producto actual y corto plazo. Este proceso es útil, principalmente para llevar un control de stock para venta Online (e-commerce), la cual requiere tener un control del stock en el momento, para ofrecer a la venta aquellos productos que se van a poder proporcional en un espacio de tiempo muy breve.

    Disponer de una herramienta de movilidad, que esté integrada con el ERP, para la gestión de pedidos y control de stock, proporciona beneficios, entre los que podemos destacar:

• Rapidez

Las herramientas de movilidad, nos permiten conocer los movimientos de stock en tiempo real, con lo que se puede conocer el estado real de forma inmediata, pudiendo reaccionar más rápido a la demanda. Esta información se puede obtener mediante informes.

• Mejora del servicio

Disponer de la información del stock real, reduce la cancelación de ventas, por no poder entregar la mercancía en el tiempo estipulado o a la mayor brevedad.

• Mayor rendimiento

Conocer los movimientos de stock, nos permite tomar decisiones sobre productos de mayor y menor venta, con lo que se pueden tomas acciones para, realizar ofertas y/o incrementar la producción de los productos.

• Minimizar errores

Cuando se están realizando ventas continúas, la actualización del stock en tiempo real, reduce los casos de rotura de stock, si se intenta gestionar el mismo producto por varios agentes ya que, al realizarse el movimiento en tiempo real, la información se actualiza en el momento.

Uno de los procesos que mejor pueden ayudar a conseguir los beneficios mencionados anteriormente, sería disponer del stock ubicado, ya que ese proceso permite rapidez en la localización de la mercancía, mejora de servicio en la preparación, optimización y mayor rendimiento del personal de almacén y minimiza las incidencias de preparación.

Conclusión

Para tener un servicio de calidad, es muy importante disponer e informar a los clientes sobre tu stock en tiempo real. Para ello, tener un sistema de gestión que permita el manejo de la información y esté conectado con el ERP, para tener información actualizada en todo momento, es un punto importante. Con toda esta información, se podrán realizar seguimientos, cuadros de mando y obtener KPIs, etc.

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