5 razones por las que hacer copias de seguridad de Microsoft Office 365

 

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Cuando realizamos una migración a Microsoft Office 365, entre los clientes suelen surgir dudas del tipo, ¿necesito hacer copias de mis correos y datos que tengo en Office 365? ¿Cómo ya están en la nube tengo que preocuparme por mis datos?

Dejémoslo claro, el objetivo principal de Office 365 es darte una infraestructura donde almacenar tus datos con una fiabilidad de uso cercana al 100%, maravilloso, ya no me tengo que preocupar de mi servidor de Exchange, de mi proveedor local de cuentas pop3, de mi servidor de ficheros, pero hay que tener en cuenta un punto, la responsabilidad de los datos es del usuario, no de Microsoft.

Ciertamente Office 365 tiene una política de retención de tus datos, es decir, estamos cubiertos ante un borrado de los mismos, pero veamos exactamente qué nos dice Microsoft que es responsabilidad suya y que es responsabilidad del usuario:

Protección de Microsoft:

  • Perdida de servicio debido a fallo de infraestructura hardware.
  • Perdida de servicio debido a desastre natural o corte del Data Center.
  • Damos 30 días de recuperación de la papelera de reciclaje de outlook o historial de versiones del sharepoint.
  • Damos 14 días de error administrativo, borrado de grupos, buzones o servicios.

Responsabilidad del cliente:

  • Perdida de datos debido a empleados que se van y desactivan cuentas.
  • Perdida de datos debido a ataques maliciosos que borren datos.
  • Perdida de datos debido a malware / ransomware.
  • Poder recuperar datos en apagones prolongados.
  • Poder recuperar datos después de un borrado accidental que supere los 14 o 30 días de retención que da Microsoft.

Viendo esto, sin una solución de respaldo robusta, las empresas se exponen a una multitud de riesgos. Estos incluyen que sus datos sean tomados como rehenes por un ransomware, que no cumplan con las regulaciones de retención de datos de la industria y que reciban multas considerables como resultado de las nuevas leyes GDPR que protegen los datos.

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Desglosemos las razones que nos van a llevar a implantar un sistema de copias de Office 365:

1. El borrado accidental

Uno podría estar pensando, "La papelera de reciclaje es probablemente lo suficientemente buena “. Aquí es donde mucha gente se equivoca “El tiempo promedio desde que borramos los datos hasta que nos damos cuenta son más de 140 días”. Probablemente no nos demos cuenta de que algo falta o ha desaparecido hasta que sea demasiado tarde para la papelera de reciclaje.

También tenemos que tener en cuenta que hay dos tipos de eliminaciones en Office 365, borrado Soft y borrado Hard. Un ejemplo de Soft es vaciar la carpeta Elementos Eliminados, en este caso, el borrado no es completamente permanente, porque el correo todavía se puede encontrar en el buzón de elementos recuperables.

Un borrado Hard es cuando un elemento está etiquetado para ser purgado de la base de datos de buzones completamente, una vez esto sucede, es irrecuperable.

2. La política de retención de Office 365 crea lagunas y confusión

Al igual que borrar hard y soft, Office 365 tiene políticas de copia de seguridad y retención limitadas que solo pueden defenderse para la pérdida de datos situacional, y no está destinado para ser una solución de copia de seguridad que abarque todo.

En el caso de un problema catastrófico, una solución de respaldo puede proporcionar la capacidad de retroceder a un punto en el tiempo anterior antes del problema y salvamos el dato.

Con una solución de copia de seguridad externa de Office 365, tenemos mucha más flexibilidad en las políticas de retención, se pueden hacer copias de seguridad a corto plazo, o a largo plazo, granulares o puntuales. Esto te va a permitir restaurar todo haciendo la recuperación rápida, fácil y confiable.

3. Amenazas de seguridad internas

Las organizaciones son víctimas de amenazas planteadas por sus propios empleados, tanto intencional como involuntariamente. El acceso a los archivos y contactos cambia tan rápidamente, que puede ser difícil vigilar aquellos en los que ha instalado la mayor confianza, en este punto Microsoft no tiene manera de saber la diferencia entre un usuario regular y un determinado empleado que intenta borrar datos críticos de la empresa antes de que irse.

Además, algunos usuarios sin saberlo crear amenazas serias mediante la descarga de archivos infectados que ponen en riesgo la seguridad de la empresa.

Otro ejemplo es la evidencia de manipulación, imagina un empleado eliminando estratégicamente correos electrónicos incriminatorios o archivos, manteniendo estos objetos fuera del alcance de departamentos legales, de cumplimiento o RRHH.

4. Amenazas de seguridad externas

El Malware y los virus, como el ransomware, están haciendo graves daños a organizaciones por todo el mundo. Esto afecta no solo a la reputación de la empresa, sino también pone en riesgo la privacidad y seguridad de los datos internos.

Las amenazas externas pueden colarse a través de correos electrónicos y archivos adjuntos y muchas veces no es suficiente con las políticas de retención estandar. Tener copias de seguridad regulares y separadas de sus datos nos permitirían rapidamente recuperar los datos que no estén infectados.

5. Requisitos legales

Algunas acciones legales nos pueden requerir recuperar correos electrónicos, archivos u otros tipo de datos.

Ante esto Microsoft tiene implementadas algunas políticas de seguridad que podríamos usar, pero de nuevo, esto no es la solución robusta que nos permita mantener a la empresa fuera de problemas legales, por ejemplo, si borramos accidentalmente un usuario, su buzón de retención, su sitio personal de sharepoint y OneDrive también se borra y si no tenemos copias probablemente nos enfrentemos a significativas sanciones. 

Conclusiones

¿Necesito hacer copias de mis correos y datos que tengo en Office 365? Por supuesto que sí.

Una vez hemos tomado la decisión de dejar los datos de mi empresa en manos de Microsoft Office 365, necesito asegurarme que no pierdo el control sobre ellos, y la mejor forma es encontrando una solución de Copias de Seguridad que me asegure los datos, ahora y en el tiempo, y que nos evite el innecesario riesgo de la perdida de los mismos.

Sistemas de backup

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